A virtuális asszisztencia még így a 2020-as évek elején is gyerekcipőben jár Magyarországon, de szerencsére egyre több előadásban, konferencia prezentációban tesznek rólunk említést. Szépen lassan szivárog be a vállalkozói köztudatba, hogy van egy új szakma kialakulóban, amit ma még csak egy maroknyi virtuális asszisztens szolgáltat.

Személyes történetemen keresztül, esettanulmány jelleggel szeretném bemutatni egyik ügyfelem történetét, vagyis a közös történetünket: hogyan lehet együtt dolgozni egy virtuális asszisztenssel.   ( Az ügyfél nevét a történetben megváltoztattam. )

 

AVA - blog megtörtént eset alapján

 

Péter 39 éves diplomás vállalkozó, jól működő üzleti tanácsadó cége van, főleg hulladékgazdálkodási projekteken dolgozik. Több cégben is van érdekeltsége, 10 millió feletti éves árbevétellel.

Péter a saját területén profi szakember, rendszeres megbízásai vannak, egyáltalán nem akad gondja az ügyfélszerzéssel. Természetesen rengeteget dolgozik. Saját bevallása szerint sem ideje, sem kedve nincs az adminisztrációhoz, utálja rendszerezni a számlákat és a szerződéseket. Régóta tudta, hogy segítségre van szüksége, de nem tudta formába önteni, mit szeretne.

2019 tavaszán, mikor a felesége második gyermeküket várta és kezdtek az otthoni teendők is sűrűsödni, tudta, ha most nem keres maga mellé valakit, aki besegít a céges ügyintézésbe, még kevésbé lesz esélye a (már akkor sem létező) munka-magánélet egyensúlyának megteremtésére.

Ekkor találkozott Facebookon a KKV üzleti csoportban a bemutatkozó posztommal. Első levelében csak ennyit írt: „Érdeklődnék a szolgáltatás iránt. Tudsz segíteni, hogy lehet elindulni?”

Felhívtam telefonon, és már az első beszélgetés alkalmával fél oldalt telejegyzeteltem az őt nyomasztó adminisztrációs, időrabló terhekkel:

  • 4 vállalkozás szerződéseinek kezelése – mindig az ő aláírására kell várni, kinyomtatja – elhagyja, bescanneli – halmokban állnak a papírok az asztalon
  • havi könyvelési anyag összekészítése a könyvelőnek – állandó lemaradásban van az ÁFA bevallások kapcsán, a könyvelőt már fel sem meri hívni, mert az állandóan a hiányosságok miatt könyörög
  • pályázati anyagokhoz a kötelező dokumentumok kitöltése, feltöltése
  • nincs lehetősége a postaládában lévő leveleket átnézni
  • bankolás – utalandó számlák rögzítése, havi bankkivonat letöltése (ezekre a kattintgatásokra már a szakmai teendők mellett nincs energiája)
  • személyi asszisztencia: takarítónőt, babysittert keresni

A túlterhelt, felesleges feladatokkal foglalkozó vállalkozó mintapéldánya volt ő. Tudtam, hogyan lehet rajta segíteni. Megegyeztünk, hogy írok neki egy e-mailt a megoldási javaslataimmal és egy árajánlattal. Másnap már jött is vissza aláírva az együttműködési megállapodás és egy megrendelés 10 munkaórára.

 

AVA Blog túlterhelt vállalkozó

Hogy mire volt elég ez a 10 óra?

  • postafiókot nyitottam a hozzá legközelebb eső helyen, az érkező leveleket pedig én veszem át, bontom ki és scannelem be átolvasásra (természetesen megjelölve a legfontosabbakat)
  • megismerkedtem a könyvelővel, átbeszéltük a hiányosságokat
  • kiszámláztam egy elmaradt negyedév tevékenységét
  • kitisztáztam egy függőben lévő lízingszerződés elmaradásait
  • begyűjtöttem a hiányzó alvállalkozói teljesítési igazoásokat és számlákat
  • kerestem takarítónőt, vízvezeték szerelőt
  • rendeltem kenyérsütőt és hipoallergén homokot a gyerkőc homokozójába

Éppen közelítettünk a 10 munkaórás csomag végéhez, amikor Péter azt mondta, kifizeti előre a következő fél év virtuális asszisztencia szolgáltatásaimat. Ledöbbentem, és hirtelen nem is tudtam, hogy ezt lehet-e. De Péter megnyugtatott, hogy nagyon elégedett volt velem és sok mindent sikerült elintézni, ami eddig az ő soha véget nem érő „to do” listáján volt. Megkönnyebbülten érzi magát, hogy tudja, lesz kihez fordulnia, ha valamilyen segítség kell neki. Már csak a gondolattól, hogy lesz egy asszisztense, aki el fog végezni helyette rutinfeladatokat megnyugodott. Bevallotta azt is, hogy hajlamos akár 1 hétre is eltűnni, elmerülni a feladataiban, és a kisbaba érkezése miatt sem lesz mindig elérhető.

De szeretné bebiztosítani magát, hogy én ott leszek mikor a „silent üzemmódból” visszatérve 1-2 hét teendőit zúdítja rám. És amúgy is megőrülne, ha én havonta küldözgetném neki az elszámolásokat – amit szintén nekem, a virtuális asszisztensének kellene rögzíteni. 😊

 

Mi történt az elmúlt több, mint fél évben?

  • a könyvelési anyagok begyűjtése, és a könyvelővel való legtöbb kommunikáció átkerült hozzám. Lett belépési és számlaletöltési jogosultságom a legtöbb szolgáltatóhoz.
  • időben történnek a számlázások a megrendelők felé, vagyis kiszámíthatóbbak lettek a tanácsadói tevékenység bevételei.
  • kéthetente egyszer lépek be az online bankfelületre, ott egy csomagba összegyűjtöm az utalandó számlákat – ügyfelemnek pedig csak egyszer kell jóváhagyni az utalásokat.
  • ahol lehetett, rendszeres utalást eszközöltünk, ezzel is időt spóroltunk.
  • bevezettem a digitális aláírást, és felhőben gyűjtöm az összes szerződést (nincs nyomtatás, scannelés, papír elhagyás többé).
  • minden egyéb ad hoc dolog hozzám került, Péternek pedig csak a végleges verziót kellett átnéznie.

Péterrel minden héten egyszer-kétszer telefonáltunk reggelente, hogy megbeszéljük az azanpi sürgős teendőket. Ő kiosztotta reggel, mit kell csinálni, és mehetett a dolgára, én is az enyémre 😊 Egyébként Viberen és e-mailben kommunikáltunk. Mára fél szavakból értem őt: „töltsd fel kérlek, be tudnád rögzíteni, intézed?” Személyesen egyszer találkoztunk, mikor el kellett mennem az irodájába az előző évek szerződés és számla kupacaiért- amit persze rendbe kellett szednem. Nem is volt sem igénye, sem szükség a személyes jelenlétemre.

 

Miért érte meg Péternek virtuális asszisztenssel dolgozni?

  • ki tudott lépni az állandó mókuskerékből
  • az energiáit a szakmai tevékenységére tudta fordítani
  • lekerültek a válláról a nyomasztó adminisztrációs terhek
  • határidők, elmaradások miatt már nem kell aggódnia
  • lett ideje a családjára

AVA Blog - kipihent vállalkozó

Mennyibe kerül a virtuális asszisztencia?

Átlagosan havi 15 óra feladattal látott el az ügyfelem. Lehet, ez első olvasatra kevésnek tűnik, de a virtuális asszisztensek pontosan így tudnak segíteni. De számoljunk egy kicsit mi ez a 15 óra?

Ha Péter ezt a 15 órát a mikro menedzseléssel tölti, akkor ez az ő órabérével számolva havi 150.000 Ft kiesést jelent. Ebben a 15 órában ő egyeztethetett volna ügyféllel, új projektet készíthetett volna elő, vagy egyszerűen csak tanácsadást tartott volna. Így már sokkal több és drágább ez a 15 óra.

Mi történt volna, ha alkalmaz egy részmunkaidős asszisztenst?

Mivel Péter kezdetben nem volt biztos abban, hogy mennyi feladatot is tudna delegálni, magától biztosan egy napi 4 órás (heti 20) részmunkaidős asszisztenst keresett volna.

A probléma ott kezdődik, hogy már arra sem lett volna ideje, hogy feltegye a hirdetést majd a beözönlő önéletrajz mennyiségen átrágja magát, interjú időpontokat egyeztessen, leinterjúztasson. Már itt megdől szerintem a dolog, de azért menjünk végig a folyamaton.

Tökéletes csillagállás mellett megtalálja asszisztensét, munkaszerződést kötnek, bejelenti és betanítja. Biztosít számára céges telefont, számítógépet, iroda kulcsot. Hetek mennek el a betanítással vagy ami még rosszabb hetek teltek el anélkül, hogy feladatot adott volna Julcsának (most hívjuk így az asszisztenst, hogy vicces legyen 😊). Mi történik eközben?

  • Péter fizeti a munkabért és járulékokat
  • Péter akkor is fizet Julcsának, ha ő abban a napi 4 órában nem csinált semmit
  • Julcsa elkezd unatkozni, netezget munkaidőben
  • Julcsa elkezdi haszontalannak érezni magát és végül a próbaidő lejárta előtt felmond

Mibe került ez? Sok IDŐBE, Sok PÉNZBE, Sok ENERGIÁBA

Nem csigázlak tovább kedves olvasóm, tudom, hogy a matek érdekel 😊

Ma Magyarországon 3.000 és 4.000 Ft-os órabéren dolgoznak a virtuális asszisztensek – fogsz találni többért és kevesebbért is- szóval mondjuk azt, hogy átlagosan 3500 Ft/ óra. Tehát Péter a virtuális asszisztensének (vagyis nekem) MINDÖSSZESEN, Csak most, Csak itt – hogy egy kis marketing szöveg is kerüljön az írásba:

52.500 Ft-ot fizetett, tokkal vonóval havonta.

 

Miért érte meg?

  • töredék áron kapott egy profi, szakképzett asszisztenst
  • megspórolta a munkaadói járulékokat, betegszabadsággal, szabadságolással járó herce-hurcát
  • csak a tényleges munkavégzésért fizetett (kávé szünet, pletykálás, késés, semmit tevés nincs felszámolva)
  • nem kellett extra pénzt beleölnie az irodai eszközök biztosításába

Szerintem valós eseményeken keresztül könnyebb közelebb hozni az emberekhez az újdonságot. „Virtuális asszisztens” – amúgy is olyan megfoghatatlannak tűnik. Bízom benne, hogy történetemmel sok túlterhelt vállalkozóban elindítok valamit. Ha másnem, hogy beüsse a Google keresőjébe, hogy „virtuális asszisztens”.

A cikk írója Kántor Csilla, a CsillAssist tulajdonosa. “Szeretem a jól működő rendszereket, a következetességet és a szabályok betartását. Munkavállalóként több évig dolgoztam vezetőségi és marketing asszisztensként multi, később kisvállalati környezetben. Megtanultam mindent IS csinálni. Virtuális üzleti Asszisztensként a te vállalkozásod érdekeit szolgálom, szinte láthatatlanul. Célom, hogy ne a vállalkozásodban, hanem a vállalkozásodon dolgozz és olyan feladatokra fordítsd az idődet, amik valóban pénzt hoznak neked. Ami a munkámat jellemzi: igényesség és hatékonyság.” Ahol felkeresheted Csillát: Weboldal: www.csillassist.com E-mail: hello@csillassist.com Telefonszám: 20/ 33-969-33 Facebook: @csillassist

 


Te is el szeretnéd érni azt, amit Csilla a saját virtuális asszisztens vállalkozásával, de nem tudod, hogy ezt hogyan is tudnád átültetni a virtuális gyakorlatba?

Jelentkezz a Hogyan indulj el a virtuális asszisztens üzleteddel? 1 napos alapozó tréningemre, ahol mindenre választ kapsz, sőt! 100%-os gyakorlati tudást és működő technikákat a virtuális asszisztens vállalkozásod beindításához!

Tovább a tréning részleteihez és a jelentkezéshez >>

AVATréning - Lukáts Andrea AVA Aktív Virtuális Asszisztens