Néhány napja szembe jött velem egy cikk, ahol a kiszervezésről vagy angolosan szólva 😊 az outsourcing-ról volt szó. Arról írtak benne, hogy a Covid 19 ideje alatt új irányba terelődött a cégek gondolkodása a munkaerőszervezést illetően. Elindult a folyamatok reorganizálása, előtérbe került a home office-szal együtt a kiszervezés is.

 

De mielőtt még jobban belemennénk a témába nézzük meg, hogy mit is jelent pontosan ez a kifejezés?

 

Az outsourcing az angol kifejezésből, eredeti formában használt fogalom. Olyan erőforrásokat jelent, melyekre a vállalkozásnak szüksége van, a vállalkozáson kívül esik, akár időközönként, akár a folyamatos feladatellátás biztosítása a cél.

 

A megoldás lényege, hogy a kihelyezéssel a cégek gyorsabb, hatékonyabb, jobb minőségű, jól kontrollálható, költségtakarékosabb szolgáltatást kapnak; s jobban tudnak a fő tevékenységi körükre koncentrálni.

Mik az előnyei egy ilyen kiszervezésnek?

 

  • Nem a cégnek kell infrastruktúrát biztosítani – nem kell irodát bérelni, laptop, telefon, egyéb munkaeszközt biztosítani. Ennek költségét a vállalkozás azonnal akár fejlesztésre/reklámra tudja fordítani.
  • Naprakész háttértudás bázisához jut a megrendelő. – magyarán készen kapja a tudást. Nem kell a betanítással foglalkoznia, vagy ha igen, akkor sem annyi ideig, mint egy újonnan belépő kollégával.
  • Egy – egy terület stabil, és biztonságos ellátását teszi lehetővé – a tevékenység elvégzésére kötelezettséget vállal a kiszervezett munkát elvégző vállalkozó.
  • Kérhetjük bármely időtartamra – lehet 1-3-6-12 hónap, de akár heti 5-10 óra is, ha csak ennyire van szükségünk.
  • Nem kell attól tartani, hogy egy kolléga hosszabb betegsége, vagy kimaradása esetén a munkafolyamatot meg kell szakítani, vagy valaki másnak odaadni.
  • Költséghatékony – akik a társasági adó hatálya alá tartoznak, nekik ez költségként elszámolható tétel, az adóalapot csökkenti.
  • Adminisztrációs terhet csökkenti – nincs beléptetés, kiléptetés, bérszámfejtés, táppénz, egyéb adminisztráció.

 

Mindezen felsorolt pozitívumok ellenére virtuális asszisztens vállalkozóként NEM azt tapasztalom, hogy a cégek nyitnának erre a megoldásra.

 

delegation

 

Először szeretnék a saját példámmal szolgálni.

A cég, ahová most egy projekt feladattal „bedolgozom”, egy belsős kollégát bízott meg ezzel a feladattal, akinek ez mellett más fontos bevételt termelő feladatai is voltak. Az idő ahogy telt, az adminisztrációs rész nem volt olyan fontos, hogy rendben legyen, mint a bevételt termelő feladatok.  Amikor már az adminisztrációs rész is fontossá vált, annyira el voltak maradva, hogy segítséget kellett kérniük, mert a kolléga nem tudott egyszerre két helyen is helyt állni. Ekkor jöttem én a képbe. Egy ismerősön keresztül hallottak a virtuális asszisztens szolgáltatásról. Megpróbálták, hátha segítséget kapnak. Így is lett. Pedig az elején ők is küzdöttek azokkal a kétségekkel, hogy nem akartak, egy olyan külső embert, aki nem alkalmazásban van. Nem tudták elképzelni, hogy miben és hogyan tudok majd segíteni, hogy fogom átlátni a folyamatokat, a működést, ha nem vagyok bent a cégnél, és soha nem dolgoztam ott.

 

„Mit tud egy külsős? Hogy fog betanulni?” Bízhatnak – e egyáltalán bennem. Elvállalom – e a feladatot, így, hogy rövid időre szól, nem állandó. Mindezek függvényében mennyire veszem majd így komolyan.

A példából is látszik, hogy ez a cég sem egyik napról a másikra hozta meg ezt a döntést, de meglépték, és most már nyitottak arra, hogy ha szükségük lesz ismét segítségre, akár csak 2-3 hétre, vagy egy projekt feladatra a jövőben, hívjanak, vagy ilyenfajta segítséget is igénybe vegyenek.

 

De nézzük meg, hogyan működik ez általánosságban.

 

A héten felmentem Magyarország egyik legnagyobb álláskereső portáljára, és megnéztem, hogy mennyi állás jelenik meg adminisztrátor/asszisztens/irodai munka alatt. Kifejezetten arra voltam kíváncsi, hogy megjelenik – e lehetőségként a kiszervezés típusú keresés. A találatok száma: 597 db volt.  Nagy részben teljes munkaidős, kisebb részben részmunkaidős állások. Az első 5 oldal után nyugtáztam, hogy ezek a cégek csak alkalmazottban gondolkodnak. Pedig a hirdetések többsége ugyanazokkal az adminisztratív és pénzügyi feladatok leírásával kezdődik. (levelezés kezelése, számlázási feladatok, szerződések kezelése, kapcsolattartás a cég könyvelőjével, stb.) Kiválasztottam egy 4 órás részmunkaidős Irodavezető pozíciót, megnéztem, hogy ott mi a feladat, amire ez a cég munkavállalót keres, és mik azok a képességek, amit ezekhez a feladatokhoz elvárnak. Most csak azokat emeltem ki, amiket kifejezetten egy virtuális asszisztensnek is ki lehet szervezni.

 

Feladatok:

  • Adminisztratív feladatok (levelezés kezelése, időpont egyeztetések).
  • Szerződések előkészítése, megkötése, teljesítés követése és kifizetések intézése.
  • Projektek előkészítése, adminisztrációja, megvalósítás figyelemmel kísérése, elszámolás előkészítése.
  • Nyomdai feladatok intézése.
  • Számlázások kezelése, könyveléssel kapcsolatos feladatokban a könyvelést végző céggel való együttműködés.
  • Nyilvántartások vezetése.
  • Közösségi média felületek és a weboldal alkalmanként tartalmakkal való feltöltése, zoom vagy egyéb online platformok kezelésének elsajátítása és kezelése.

 

 

Elvárások:

  • Excel, Word programok, Gmail rendszer ismerete, magabiztos használata.
  • közösségi média ismerete, rendszeres használata (Facebook, Instagram)
  • precíz, gyors, megbízható munkavégzés önállóan
  • jó szervező-, kommunikációs és problémamegoldó készség
  • jó íráskészség.

 

outsource

 

Csak ezek a felsorolt feladatok, ahhoz, hogy megfelelően el legyenek látva, véleményem szerint nem egy embert igényelnek.

 

Én két részre osztanám: adminisztrációs, pénzügyi rész, illetve social media, online platformok kezelése. A közösségi media felületek kezelése, mint tudjuk kifejezetten időigényes feladat. Az nem megoldás, hogy majd valamit írunk a Facebook-ra, kiteszünk egy – két képet az Instagram-ra. Meg kell tervezni a bejegyzéseket, a képeket, videokat kiválogatni, szöveget megírni. Fontos a rendszeresség. Ha már mást nem, ezt mindenképp érdemes lenne kiszervezni egy hozzáértő embernek.

 

Tapasztalatom alapján, ami miatt a cégek még mindig csak alkalmazottakban gondolkodnak, az egy virtuális asszisztens órabére.
Sokan még mindig túl magasnak tartják.

 

Itt ismét visszakanyarodnék, az alkalmazotti példára. A nem megfelelő munkavállaló kiválasztása komoly anyagi veszteséget okoz a cégeknek, vállalkozásoknak. A fenti példaként bemutatott 4 órás állás betöltéséhez szakképzett, tapasztalattal bíró emberre van szükség, nem csak a felsorolt feladatok sokasága miatt, hanem azért is, mert vezetői pozíció, ami felelősséggel is jár.

 

Ahhoz, hogy megtalálják, felvegyék, és meg is tudják tartani azt az embert, aki mindezt vállalja, minimum egy nettó 200.000 Ft-os munkabért kell fizetni. (a többi fel nem sorolt feladat miatt inkább magasabb összeget mondanék, de most maradjunk ennél a példánál) Ennek a bérköltsége havi ≈br. 351.000 Ft (Hr Portal Bérkalkulátorával számolva). Ezért már napi 4-5 órára tudnak igénybe venni egy virtuális asszisztenst, akinek 3500-4500 Ft között van az órabére.

 

A másik fontos tényező, mielőtt még üdvözölni tudják csapatukban az új munkavállalót, a kiválasztás folyamata. Az állást meg kell hirdetni (az általam említett platformon ez is pénzbe kerül), a beérkező önéletrajzokat ki kell válogatni, a kiválasztott potenciális jelölteket be kell hívni, meg kell hallgatni. Itt már minimum 2 hétnél tartanak időben. Jobb esetben az első 5-10 jelentkező közül megvan a megfelelő jelölt, aki alkalmas a meghirdetett pozícióra. Itt már a harmadik hétnél tartanak. Ha a kiválasztott azonnal kezdeni tud, az nagyon jó, de ha mégsem, és köti valahol a 30 napos felmondási idő, az plusz 1 hónapot jelent. Tehát jobb esetben 4 hét, rosszabb esetben akár 2 hónap is eltelhet az állás meghirdetése, és a munka kezdése között. A betanulás csak ezután kezdődik, aminél ismét számoljunk 1 héttel. Összesítve minimum 5-6 hét telik el azzal, hogy megtalálták a megfelelő embert, és ő elkezdett érdemileg dolgozni.

 

Egy virtuális asszisztensnél ez a folyamat sokkal rövidebb. A megkeresés után időpontegyeztetés történik az ügyfél által preferált fórumon, megtörténik a feladatok megbeszélése, megegyezés az óradíjban, ajánlattétel. Ezt a szerződéskötés követi, majd a megbízott virtuális asszisztens elkezdi a munkát. Ez a folyamat 2 hetet vesz igénybe, de akár rövidebb is lehet.

 

Még mindig azt látom, hogy a cégek nem nyitottak erre, vagy nem tudják, hogyan tegyék meg az első lépéseket

 

Bele vannak ragadva a régi, megszokott folyamatokba. Többnyire három alternatívát alkalmaznak:

  • vagy nem vesznek fel senkit, és szétosztják a feladatokat más kollégáknak, ezzel túlterhelik őket,
  • vagy felvesznek valakit, és egy idő után őt terhelik túl az újabban bejövő feladatokkal,
  • vagy felvesznek valakit 4 -6 -8 órában, még akkor is, ha nincs annyi feladat, csak legyenek ellátva az olyan kisebb feladatok, amit már kapacitás miatt nem tudnak tovább delegálni senkinek.

 

Ahhoz, hogy tudják pontosan, mit is kellene kiszervezni, első körben a céget magát kell megvizsgálni, a folyamatok, munkaerőszervezés, költségarányos megtérülés szempontjából. 2020 egy hatalmas változást hozott mindenki életébe, legyen szó magánéletről vagy munkáról. Egyik napról a másikra megfordult a világ, és új szabályok íródtak, semmi nem megy már tovább a régi mederben. Mindenki a túlélésért küzd. Ezért is lenne érdemes ezt az ajtót is nyitva hagyni, és megnézni, hogy vannak – e olyan feladatok, amiket ki tudnak szervezni, ezzel is felszabadítani a kollégákat, hogy más értékteremtő feladatokat is el tudjanak látni.

 

Azt az egyet pedig ne felejtsük el, hogy:

„Nem a legerősebb marad életbennem is a legokosabb, hanem az, aki a legfogékonyabb a változásokra.” (Charles Darwin)

 

 

Tarts velem a Nőnapi Önismereti & Motivációs workshopon,
melyet kifejezetten (vállalkozó) Nőknek tartok!

(kattints a képre)

A nőnapi önismereti és motivációs workshopon minderre választ kapsz. Hidd el, hogy ideje megismerkedni a számodra legfontosabb személlyel: önmagaddal!

 

 

 

A cikk írója Szabó Orsolya: “Az elmúlt több, mint 10 évben multinacionális környezetben dolgoztam, azon belül is a pénzügyi szektorban egy magyarországi pénzintézetnél, a tanácsadó pozíciótól egészen a vezető pozícióig. Rengeteg tapasztalatot szereztem az ügyfelekről, és azok problémáiról, megoldásairól. Megfogalmazódott bennem, hogy a megszerzett tudást és tapasztalatot egy saját vállalkozásban használjam fel. 2020. júniusában elindítottam a Virtuális Asszisztens vállalkozásomat, ahol az elfoglalt vállalkozókat tudom segíteni korrekt, minőségi munkámmal a cégük fejlődése érdekében.” Ahol Orsolyát megtalálod: www.megoldva.hu

 


Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (0) in /home/webmelos/aktivvirtualisasszisztens.hu/wp-includes/functions.php on line 4757