Vállalkozóként egy teljesen új szemléletet kellett kialakítanom, ezért első helyre került a folyamatos önfejlesztés, az időmenedzsment elsajátítása, valamint a folyamatos szakmai tréningeken való részvétel, annak érdekében, hogy a megrendelőim vállalkozását mindig felkészülten tudjam támogatni.

 

2020-ban hoztam létre egy régóta tervezgetett virtuális irodát. A pandémiás helyzet átalakította a gazdaságot, ezért úgy határoztam, hogy most jött el a megfelelő alkalom a váltásra, hiszen az eddig alig ismert home office, szélesebb körben vált ismertté és közkedveltté a vállalkozók között.

 

Nagyon tudatosan és körültekintően kezdtem bele a vállalkozás felépítésébe, mert tudtam, hogy mennyire fontos az egyszeri első benyomás, amiből nincs második esély.

 

A vállalkozói lét egyszerre felszabadító és felelősségteljes számomra. Aki még nem vezetett vállalkozást sok esetben az önmegvalósításra, a vele járó szabadságra asszociál róla, de fontos tudnunk azt is, hogy az, aki a vállalkozói létet választja, egy sor, tevékenységéhez közvetlenül nem kapcsolódó feladatot vesz a nyakába. Ezek menedzselése kulcsfontosságú a későbbi sikeres működés szempontjából.

 

Egy vállalkozás alapítása és fenntartása jelentős mennyiségű adminisztrációval jár együtt. A szabályozási környezetnek való megfelelés, a működéshez kapcsolódó napi feladatok elvégzése, az alkalmazottak, partnerek ügyeinek menedzselése mind-mind a vezető esszenciális és alapvető kötelezettségei közé tartoznak, melyeket nem lehet ignorálni vagy halogatni.
Sajnos egy nap, a vállalkozók számára is csak 24 órából áll, így jogosan merül fel a kérdés:

 

hogyan marad szabad kapacitása a fejlesztésekhez és a növekedéshez vezető folyamat kidolgozására annak, aki a nap jelentős részét apró-cseprő, mégis rendkívül fontos feladatok elvégzésével tölti?

 

Hogyan képes számtalan, pl. adminisztrációhoz, pénzügyhöz, marketinghez, webfejlesztéshez, grafikai képszerkesztéshez, szövegíráshoz szükséges képességet elsajátítani, miközben saját területéhez kapcsolódó ismeretit gazdagítja? A válasz sajnos az, hogy sehogy.

 

Ha úgy kezdünk vállalkozásba, hogy előtte semmilyen előképzettséggel nem rendelkezünk ezen területeken, akkor véleményem szerint nem éri meg kockáztatni a személyes márkánkat, vagy a szakmai hitelességünket azáltal, hogy autodidakta módon próbáljuk létrehozni, majd a későbbiekben működtetni a vállalkozásunkat. A vállalkozás vezetése nagyon összetett, és sok szakmai területet foglal magába, melyet nem lehet rövid idő alatt megtanulni, ráadásul úgy, hogy már az elején minden minőségi és működőképes legyen.

 

 

 

 

Ezért egy jó vezető elsőként a delegálást tanulja meg, hiszen a delegálásnak is meg van a módszere, ezt is tanulni kell. Ez talán az egyik legfontosabb vezetői képesség, amit az elsők között kell elsajátítani, ellenkező esetben elaprózódik a feladatai között, és a kudarcok tanítják meg a feladatátadás fontosságára. Vezetőként nagyon fontos tudatosítani azt, hogy bizonyos feladatokat mások is elvégezhetnek helyettünk, míg az általunk kínált termék-, vagy szolgáltatás működtetéséhez és fejlesztéséhez a mi személyünk szükséges. De kinek delegáljuk a feladatainkat?

 

Az elmúlt egy év pandémiás helyzete megváltoztatta a világot és jelentősen átalakította a munkerőpiacot is. Utóbbi tendenciáit szemlélve az egyik legfontosabb konklúziónk a home officehoz, a távmunkához kapcsolódik. Számos felmérés készült arról, hogy a munkakörök jelentős része nem igényel személyes jelenlétet, hanem online is hatékonyan elvégezhető. A felismerés által felértékelődött a virtuális asszisztensek (VA) tevékenysége is.

 

A VA-k a túlterhelt vezetők munkáját a háttérből támogatva, mégis eredményesen végzik el a tevékenységhez kapcsolódó adminisztratív feladatokat. Az ilyen teendők VA-knak való kiszervezése közép-, és hosszútávon pénzt és időt takarít meg a szolgáltatás igénybe vevője számára.

 

Fontos tudni azt is, hogy a VA-k maguk is vállalkozók, tehát a közös munka nem jelent hosszú távú elköteleződést, segítségüket időszakosan is igénybe lehet venni. Ha közelgő határidők, hirtelen megnövekedett munkamennyiség, projekt jellegű feladatok miatt átmenetileg, a szokásosnál nagyobb teher nehezedik a vállalkozóra, a virtuális asszisztens lehet a legjobb és legköltséghatékonyabb megoldás.

 

A felsoroltakon túl számos gyakorlati érv szól a virtuális asszisztensek megbízása mellett. Vállalkozói mivoltukból fakadóan az őket érintő munkaügyi kérdések (bejelentés, járulékfizetés, stb.) megoldása nem a megrendelő feladata. Nem kell számukra irodát fenntartani vagy munkaeszközt biztosítani, hisz mindez rendelkezésre áll saját vállalkozásukban. Egy jó VA mindemellett otthonosan mozog az online marketing és a projektek világában, ért a weboldalak kezeléséhez, naprakész információkkal rendelkezik a piac legújabb trendjeivel, változásaival kapcsolatban.

 

Ilyen széleskörű tudásanyag összegyűjtéséhez több éves, tanfolyamokkal kiegészített gyakorlati tapasztalat szükséges. Emiatt a virtuális asszisztensek jellemzően olyan vállalkozók, akik korábban alkalmazottként a munkaerőpiac több szegmensében is kipróbálták magukat.

 

A vállalkozás minden egyes folyamatának kontrollálása iránti igény egy természetes vezetői tulajdonság, amit a fejlődés érdekében muszáj megváltoztatni és elengedni. A virtuális asszisztensek ebben segítenek a megrendelőnek.

 

Az adminisztrációs terhek, az ügyintézés, a szervezés mind-mind megoszthatóak egy segítővel, aki a háttérből támogatja a vezetőt hatékonyságának növelésében.

 

 

 

Ingyenesen letölthető virtuális asszisztens útmutató - Lukáts Andrea AVA Aktív Virtuális AsszisztensTovább az INGYENES útmutatóhoz >>

 

 

A cikk szerzője Rádai Krisztina, a Rádai Office Virtuális Iroda vezetője. “Nagyon régi álmom vált valóra azáltal, hogy létrehoztam a saját irodámat, ahol elsősorban a kis – és középvállalkozások támogatásával foglalkozhatok. Pénzügyi és számviteli ügyintézőként, valamint irodavezetőként támogatom a vállalkozások működését, segítem a vezetők munkáját a mindennapokban. ” Ahol megtalálod Krisztinát: Elérhetőségeim: Weboldal: http://radaioffice.hu Facebook oldal: https://www.facebook.com/radaioffice

 


Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (0) in /home/webmelos/aktivvirtualisasszisztens.hu/wp-includes/functions.php on line 4757